Region. Nichts bleibt so, wie es war und ist. Rasante technische Fortschritte, der Einzug von Künstlicher Intelligenz in fast alle Lebensbereiche und die Digitalisierungsprozesse verändern Privat- und Berufsleben. Das Tempo all dieser Entwicklungen verlangt uns einiges ab, wer nicht aufpasst, droht abgehängt zu werden. Zurzeit sorgt die verpflichtende Einführung der sogenannten „E‑Rechnung“ bei vielen Selbstständigen für Verunsicherung. Sicher ist nur: Es führen keine Wege an der „E‑Rechnung“ vorbei, aber so richtig Bescheid wissen vor allem viele Mittelständler noch nicht, was konkret sie machen müssen.
Lexikon: „E‑Rechnung“
Wie bei vielen Dingen ist auch beim Rechnungswesen eine europäische Richtlinie Grundlage für die „E‑Rechnung“. Doch was genau ist eine „E‑Rechnung“? Sie ist keine in eine PDF-Datei umgewandelte Papierrechnung. Sie ist ein Dokument, das in einem strukturiert festgelegten Datensatz erstellt und übermittelt wird. Dieses absolut papierfreie Dokument kann vom Versender und Empfänger automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Das E‑Rechnungsdokument muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, das sich beispielsweise mit den Programmen ZUGFeRD und XRechnung relativ einfach erstellen lässt. Informationen und Schulungen gibt es zurzeit zahlreich bei Kammern, Steuerberatungsbüros und privaten Schulungsanbietern.
Termin: 1. Januar 2025
Die „E‑Rechnung“ ist bereits im laufenden Jahr nach Leistungen mit öffentlichen Behörden Pflicht. Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen ohne Ausnahme in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dann müssen alle Rechnungen sogenannter „B2B“-Geschäfte (Geschäftsbeziehungen zwischen mindestens zwei Unternehmen) mit „E‑Rechnungen“ abgewickelt werden. Dies gilt nicht nur für gewerbliche Betriebe, sondern auch für Freiberufler. Im Privatkundengeschäft müssen vorerst keine „E‑Rechnungen“ verschickt werden.
Übergangsreglungen
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Achtung: Andere elektronische Formate dürfen dann nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ohne Ausnahme im B2B-Bereich „E‑Rechnungen“ versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch althergebrachte Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im bereits erwähnten „B2B“-Bereich „E‑Rechnungen“ versenden. Die E‑Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
Software wichtig
Auch wenn derzeit noch viele Chefs und Mitarbeitende der Buchhaltungen sorgenvoll der verpflichtenden Einführung der „E‑Rechnung“ entgegenblicken: Sie wird – spätestens, wenn Anfangs- und Eingewöhnungsschwierigkeiten überwunden sind – spürbare Erleichterungen bringen. Wichtig ist eine gute Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, mit der „E‑Rechnungen“ zu realisieren sind. Die Software muss Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD-Format erzeugen können.
Aussitzen geht nicht
Auch alle, die die „E‑Rechnung“ skeptisch bis ablehnend sehen: Ein Aussitzen geht nicht, denn die Einführung steht fest. Es ist deshalb ratsam, dass sich Betriebe schnell mit dem Thema befassen, sich eine eventuell notwendige neue Buchhaltungssoftware anschaffen und mit Schulungen beginnen. Gut möglich, dass nach Anfangsschwierigkeiten schon bald Erleichterungen im Arbeitsalltag spürbar werden.